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jueves, 2 de septiembre de 2021

AdmiCond R1 Premier Edition - Software Gratis y Premium para Condominio

AdmiCond Express 5.1/5.2 ,
AdmiCond R1 Premier Edition - Software Gratis y Premium para Condominio

El Sistema AdmiCond R1 Premier Edition se ha desarrollado para quienes prefieren los procesos en equipos locales propios, con lo cual ejercer control absoluto sobre toda la información.

Permite gestionar grandes cantidades de Condominios, como en las organizaciones prestadoras de servicios, pero es igual de útil para las comunidades Autogestionadas. Puede manejar gastos en Divisa o en moneda local.

Por otro lado, los resultados del proceso pueden enviarse a cada propietario a través de un simple correo electrónico, pero también brinda la facilidad de que dichos resultados puedan ser visualizados a través de páginas web.

La configuración es totalmente automática y no se requiere de conocimientos previos sobre de redes, ni de base de datos. Tampoco se exige ser titular en alguna profesión en particular.


Sobre el modelo

Debe entenderse que la Deuda General del Condominio, corresponde a la sumatoria de las obligaciones económicas impagas que posee una unidad del condominio (departamento, casa, parcela). 

El modelo usado en esta aplicación es la de distribuir la Deuda General del Condominio, en función de la Alícuota, que es el porcentaje de los gastos que corresponde ser pagado por el propietario de una unidad del condominio. 

La suma de las alícuotas de todas las unidades del condominio debe ser 100%.


Ventajas para los Propietarios

A partir del primer correo recibido, el propietario podrá conocer y manejar su deuda por Internet, sin necesidad de registro ni de claves de acceso. 

Entre otras acciones, podrá:
 
  1. Acceder a la Web para consultar su estado de cuenta y la deuda con su Condominio.
  2. Seleccionar y cancelar directamente cada Recibo pendiente por pagar.
  3. Notificar al administrador acerca de la acción del pago, haciéndolo todo en un solo acto.


Adaptado al Teléfono Móvil

Muchas operaciones diarias se hacen desde el celular, incluyendo las transacciones bancarias.
 
Al pagar la deuda se guarda el comprobante bancario. 

Al hacer la notificación al administrador, el sistema buscará y adjuntará el comprobante, de manera automática.

Debemos aclarar que esta aplicación Web funciona en cualquier dispositivo, bien sea un celular, una tablet, o una computadora.



A continuación dos ejemplos gráficos del Aviso de Cobro y del Balance de Ingresos y Gastos Mensual.

Haga clic sobre las imágenes para agrandarlas.

     








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domingo, 9 de febrero de 2020

Cargar Datos del Condominio usando Hojas de Excel

AdmiCond Express 5.1/5.2 ,
Cargar Datos del Condominio usando Hojas de Excel


De ahora en adelante, la tarea de cargar la información de los Condominios puede hacerse de forma sencilla a partir de Hojas Excel. 
 
La nueva Función lee, verifica los datos y de manera automática crea los registros para cada uno de los Edificios, así como los registros correspondientes a cada uno de sus respectivos Inmuebles (Aptos., Loc., etc), para finalmente registrar los datos de cada Propietario.

Esta facilidad permite que pocos minutos el usuario pueda registrar cómodamente cualquier Condominio, incluida la información de todas sus dependencias relacionadas. 

Es una solución extremadamente útil para los casos donde los Condominios son de grandes dimensiones, con variado número de Edificios y cientos de Apartamentos, oficinas, Locales Comerciales, etc.




1.- Crear las Hojas Excel.
Al crear el archivo con formato Excel o (Libro Excel) el número de Hojas debe ser igual al número de Edificios del Condominio, como se muestra en el ejemplo:




El ejemplo puede referirse a un Condominio formado por cuatro (4) Edificios. 

El Nombre de cada Hoja Excel debe corresponder, respectivamente, al Nombre de cada Edificio, tal y como se muestra en la parte inferior de las Hojas del ejemplo. 

Finalmente, las seis (6) columnas que contienen cada Hoja Excel, deben guardar el estricto orden como se indica a continuación:

1.- Código del Inmueble (Apartamento, Local u Oficina). No debe estar en blanco ni ser numérico.

2.- Nombre y Apellido del Propietario. No debe estar en blanco.

3.- Alícuota de cada Inmueble. No debe estar en blanco y debe ser numérico.

4.- Alícuota del Edificio. No debe estar en blanco y debe ser numérico. Si no se utiliza escriba cero (0).

5.- Número Telefónico del Propietario. No debe estar en blanco. En caso de no disponer de la información, escriba "algo", como por ejemplo "--", dos guiones.

6.- Correo Electrónico del propietario Sin errores, no debe estar en blanco ni ser numérico. El programa, al verificar el formato, indicará la celda con el error. 

En los casos donde no están disponibles los Emails de algunos propietarios, se puede usar temporalmente el correo del administrador y más tarde, cuando se tenga, sustituirlo por el email correspondiente.

Por último, se debe establecer un indicador de final de datos útiles en cada Hoja Excel.

7.- Indicador de Fin de Datos: La primera columna de la fila siguiente a la última que contenga datos útiles, debe contener el comodín **End, tal y como se observa en la imagen de ejemplo.




2.- Cargar Datos desde las Hojas de Excel
Al registrar un nuevo Condominio, en el Panel de Edificios mostrará un aspecto similar al de la siguiente figura.


Haga clic sobre la imagen para verla en tamaño original

Haga clic sobre el botón Cargar con Hojas Excel.

Selecciones el archivo Excel contentivo de los datos que desea cargar y pulse Abrir para completar la acción.




El Sistema verificará cada una de las celda de todas las columnas, simultáneamente para todas las hojas en el archivo seleccionado.

De no encontrar algún error en los datos, continuará con el proceso de carga.

El final del proceso de carga se le notificará apropiadamente y el panel se cerrará.




La próxima vez que cierre/abra el Panel de Edificios, se verá reflejado la totalidad de los Edificios e igualmente, los Inmuebles procesados y cargados.





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miércoles, 22 de enero de 2020

Visualizar PDF desde el Histórico de Facturaciones Realizadas

AdmiCond Express 5.1/5.2 ,
Visualizar PDF desde el Histórico de Facturaciones Realizadas
En cualquier versión AdmiCond, de 32 o 64 bits, desde el Panel  Maestro de Condominios (o también desde el Panel de Inmuebles), el usuario puede revisar y volver a enviar por lote los Avisos de Cobro en formato PDF.


Cuando la operación se hace desde el Panel Maestro de Condominios se abre un nuevo panel como el de la imagen, que a su lado izquierdo mostrará la lista completa de todos los propietarios y a su lado derecho, la imagen de cada PDF correspondiente.


En cambio, si el clic fue hecho desde el Panel de Inmuebles se obtiene un resultado similar al anterior pero esta vez a su izquierda se mostrará una sola línea que corresponderá al propietario seleccionado, y a la derecha, se podrá ver la imagen del respectivo Aviso de Cobro o Recibo de Condominio.


ENVÍO POR INTERNET
Desde este lugar también se puede realizar el envío de la totalidad de los Avisos de Cobro de una Facturación específica. 

Basta con hacer clic sobre Botón Enviar por Correo Electrónico y luego, volver a dar otro clic sobre el Botón Iniciar.





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martes, 18 de septiembre de 2018

Analizar Recibos del Histórico y Enviarlos por Email

AdmiCond Express 5.1/5.2 ,
Analizar Recibos del Histórico y Enviarlos por Email
Una de las características que hacen de AdmiCond Ultemate la mejor Aplicación para Administrar Condominios, es su capacidad de archivar automáticamente el resultado de cada facturación, de manera que los Recibos siempre estarán disponibles para analizarlos, imprimirlos o simplemente para visualizar su contenido, así como siempre estar listos para ser enviados de nuevo a través de Internet, en el momento en que el propietario lo solicite, sin ninguna dificultad, más que hacer un par de clics.
Existe otro tema que también se refiere al envío de Recibos por Internet, pero la diferencia con este caso radica en que el tratamiento es individual, es decir, se visualizan o analizan los Recibos perteneciente a un Propietario en particular, siendo que cualquiera de ellos pueden serle reenviados y en el momento que se desee.

Para iniciar esta poderosa función se hace clic sobre el botón Buscar en el Histórico del Panel Maestro de Condominios.
   


A través del Panel del Histórico de Recibos se seleccionará el Inmueble para el cual se desea visualizar, analizar, imprimir o enviar, etc., los Recibos allí archivados.


Al pulsar sobre Analizar este registro Histórico es la facilidad que se puede realizar sobre el Recibo seleccionado según el Mes/Año que corresponda la facturación. También Enviar por Internet si fuera el caso.


Como pueden observar, que a diferencia de la otra alternativa la cual brinda la posibilidad de enviar todos los Recibos en una misma sesión, aquí se hace según sea el caso particular de algún Propietario que lo requiera. 





Enviando un único Recibo o varios si fuera el caso, pero siempre para el mismo Propietario.






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domingo, 16 de septiembre de 2018

Enviar por Internet la Facturación del Condominio

AdmiCond Express 5.1/5.2 ,
Enviar por Internet la Facturación del Condominio
Luego de cada Facturación de cierre mensual el sistema brinda la oportunidad de enviar la Relación de Gastos (Recibo) de los Condominios a través de Internet.

A partir de la versión AdmiCond Ultimate el proceso se ha simplificado, pero incorporando nuevas facilidades como la de archivar de forma permanente y automática los Recibos al finalizar cada Facturación Definitiva Mensual, de manera que puedan ser enviados posteriormente y en cualquier momento, sin restricciones de ningún tipo o depender de la culminación otros procesos previos, ni condiciones.  

La conversión de cada Recibo al formato PDF también es automática, y se utiliza dicho formato, a los fines de resguardar la integridad del documento, que a la vez es un símil de la Factura que se envía, conservando toda su validez legal.




Procedimiento

Estando frente al Panel Maestro de Condominios:

1.- 
Haga clic para seleccionar el Mes/Año de la facturación a que correspondan los Recibos o Relación de Gastos que desea enviar. 

Luego haga clic nuevamente sobre el Botón Relación de Gastos por Internet.  




2.- 
Seleccione los Inmuebles de los propietarios a quienes les desea enviar sus Recibos vía Internet, según se muestra en la siguiente Figura.

Es de hacer notar que sólo aparecerán en ese panel los propietarios cuyas direcciones de correo electrónico hayan sido registrados y con formato válido.

Presiones en Enviar...



...y espere hasta la culminación del proceso de envío.




3.- 
Una vez culminado el proceso de envío de los Recibos, puede hacer clic sobre el botón Informe de la Sesión para verificar el resultado de los envios.



Podrá ver el resultado de cada envío y constatar que si existe algún que requiere volverse a enviar o si todos resultaron exitosos. 





Descargue aquí la versión en evaluación de AdmiCond Universal Pro.




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martes, 2 de mayo de 2017

Como Administrar el Fondo de Anticipos para Cancelar Recibos

AdmiCond Express 5.1/5.2 ,
Como Administrar el Fondo de Anticipos para Cancelar Recibos
Para Administrar el Fondo de Pre Pagos en el cual los propietarios abonan sumas de dinero con el fin de pagar por adelantado, aquellos Recibos de Condominio que a futuro dicho fondo pueda cubrir en su totalidad, debe proceder como sigue:

Pulse sobre Aptos./Loc.Ofic del panel Maestro de Condominios (Fig. 1) para abrir el panel de Inmuebles (Fig. 2). El botón Aptos./Loc.Ofic también se encuentra en el panel Edificios.

Fig. N° 1


Seleccione el Inmueble para el cual se desea aplicar el Abono y luego haga Clic sobre el botón Administrar Pre Pagos.


Fig. N° 2


En el siguiente Panel como la Figura N° 3. haga Clic sobre el botón Agregar.

Fig. N° 3




Como se muestra en el siguiente Panel (Figura N° 4) tiene la oportunidad de seleccionar el tipo de Abono: Efectivo o en Cheque.

Para el caso de Abonos con Cheques, se introduce el número en la casilla correspondiente, así como un control replegable con opciones de nombres de Bancos.

El monto respectivo al tipo de la operación se debe introducir en las casillas Debe o Haber, según sea el caso.

Cuando el Monto trascrito sea errado, se puede corregir al pulsar sobre el botón con la X roja, con lo cual borra el contenido de las casillas para luego proceder a escribir la cantidad correcta y en el lugar apropiado.

Fig. N° 4


Para completar el ingreso del Abono pulse el botón Actualizar, como muestra la Figura N° 5.

Fig. N ° 5


Para Visualizar e Imprimir la relación de operaciones sobre Abonos del Inmueble seleccionado, pulse el botón Comprobantes de Abonos como muestra la Figura N° 6.

Fig. N° 6


Una vista previa del reporte de relación de Abonos lo muestra la Figura N° 7.

Fig. N° 7




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Cómo registrar Proveedores, Categorías y Conceptos para el Condominio

AdmiCond Express 5.1/5.2 ,
Cómo registrar Proveedores, Categorías y Conceptos para el Condominio
Los conceptos utilizados para describir los gastos están clasificados por categorías pero a su vez, también están relacionados con algún Proveedor del servicios. De allí la razón para agruparlos en este tema.

Registrar proveedores
Los proveedores se registran una vez hecho clic sobre la opción Proveedores del menú Archivos para abrir el panel como indica la  Figura Nº 1. 

Haga Clic sobre el Botón Agregar, luego de completar los datos requeridos, pulse en Actualizar.


Una operación similar se utilizará para modificar los datos, sólo que en su lugar, se debe presionar primeramente en Modificar.

Fig N° 1

Registrar Categorías y Conceptos
Haga Clic sobre la Opción Conceptos del menú Archivos, para abrir el panel respectivo.

Todo Conceptos debe pertenecer a una Categoría y estar asociado a un Proveedor de Servicios.

Para registrar una nueva Categoría debe operar del lado derecho del panel y hacer Clic sobre el botón Agregar. Complete los datos de la nueva categoría y pulse Actualizar para finalizar.

Para Registrar un Concepto debe operar del lado izquierdo del panel. Haga Clic sobre el botón Agregar, luego seleccione un Proveedor de la lista plegable. Complete los datos del Concepto y finalmente pulse en Actualizar.

Haga Clic sobre la línea de un Concepto y pulse en Ver Proveedor para verificar el Proveedor asociado ese Concepto. Ver Figura Nº 2.

Fig. N° 2



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jueves, 2 de marzo de 2017

Cómo registrar los Gastos de los Condominios en AdmiCond

AdmiCond Express 5.1/5.2 ,
Cómo registrar los Gastos de los Condominios en AdmiCond
1.- Haga clic para expandir el menú Archivo, 

2.- Seleccione la Opción deseada en: Gastos Generales.





3.- Haga clic sobre el botón Agregar. 




4.- Haga Clic sobre el botón Seleccionar Descripción y seleccione la Descripción del Gasto


5.-  Introduzca el monto del gasto y pulse en Actualizar.






6.- Si el Gasto es No Común, al pulsar en Actualizar debe  seleccionar los Inmuebles que serán afectados por el referido gasto. 

Una vez completada la selección de inmuebles pulse Aplicar.



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miércoles, 1 de marzo de 2017

Cómo Manejar los Fondos del Condominio en AdmiCond

AdmiCond Express 5.1/5.2 ,
Cómo Manejar los Fondos del Condominio en AdmiCond
Para manejar cualquiera de los Fondos disponibles, proceda como sigue:

1.- Hacer clic para expandir el menú Archivos,

2.- Seleccione la Opción deseada en Fondos Generales


Fig. N° 1

Haga clic sobre la Opción Respectiva, con lo cual y para todos los casos, se mostrará el panel similar al de la Figura Nº 2. Haga Clic sobre el botón Agregar para iniciar la operación.

Fig. N° 2

Como se muestra en la Figura Nº 3, 


a) Haga Clic para seleccionar Cheque o Efectivo. (El Ejemplo será con Cheque) 

b) Complete y/o selecciones los datos necesarios para completar la operación. 

En caso de equivocación en el monto, puede corregir a través del botón para borrar.

Fig. N° 3

Como se muestra en la Figura Nº 4, 

c) Haga Clic en Imprimir Cheque si fuera el caso.
Fig. N° 4

Como se muestra en la Figura Nº 5, 

d) El sistema pedirá el Nombre del Beneficiario antes de Imprimir Cheque.
Fig. 5

Como se muestra en la Figura Nº 6, 

e) Para completar la operación haga clic en Actualizar, o en Cancelar si desea abortar la operación.

Fig. 6







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Cómo procesar pagos de los Recibos de Condominio

AdmiCond Express 5.1/5.2 ,
Cómo procesar pagos de los Recibos de Condominio
Para procesar pagos de la deuda pendiente en general, debe proceder como sigue:

Pulse sobre Aptos./Loc.Ofic del panel Maestro de Condominios (Fig. 1) para abrir el panel de Inmuebles (Fig. 2). El botón Aptos./Loc.Ofic también se encuentra en el panel Edificios.

Fig. N° 1

Seleccione el Inmueble para el cual se desea procesar la deuda y luego haga Clic sobre el botón Procesar la Deuda Actual y seguidamente se abrirá otro panel similar a la Figura N° 3.


Fig. N° 2

Seleccione una opción: Efectivo, Cheque/Depósito o Fondos por Abonos en la sección Forma de Pago.

Seleccione la o las deudas en las filas a la izquierda del Panel y el sistema calculará automáticamente el Monto total a pagar. 

Si el pago es con Cheque/Depósito debe introducir el Nº de Cheque o Depósito y seleccionar el Banco. Figura N° 3.


Fig. N° 3

Con el Fondos por Abonos el sistema le mostrará el Monto en Abono que para el momento mantiene el inmueble, así como el saldo restante una vez completada la operación al pulsar el botón Procesar pagos.  Figura N° 4.

Fig. N° 4

Si los Fondos en Abonos no cubren la cantidad necesaria para procesar los pagos, el sistema se lo notifica mediante la leyenda Saldo insuficiente como en la Figura N° 5.

Fig. N° 5


Una vez procesado el pago correspondiente, el sistema le dará la opción de Imprimir de inmediato el Comprobante de Pago respectivo. Ver Figura N° 6. 

También tendrá la opción de Imprimirlo más adelante, a través del control Comprobantes de Pagos del panel de Inmuebles.

Figura N° 6

Un ejemplo de Impresión Inmediata del Comprobantes de pago lo puede visualizar en la Figura N° 7.


Figura N° 7


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