martes, 18 de septiembre de 2018

Analizar Recibos del Histórico y Enviarlos por Email

AdmiCond Express 5.1/5.2 ,
Analizar Recibos del Histórico y Enviarlos por Email
Una de las características que hacen de AdmiCond Ultemate la mejor Aplicación para Administrar Condominios, es su capacidad de archivar automáticamente el resultado de cada facturación, de manera que los Recibos siempre estarán disponibles para analizarlos, imprimirlos o simplemente para visualizar su contenido, así como siempre estar listos para ser enviados de nuevo a través de Internet, en el momento en que el propietario lo solicite, sin ninguna dificultad, más que hacer un par de clics.
Existe otro tema que también se refiere al envío de Recibos por Internet, pero la diferencia con este caso radica en que el tratamiento es individual, es decir, se visualizan o analizan los Recibos perteneciente a un Propietario en particular, siendo que cualquiera de ellos pueden serle reenviados y en el momento que se desee.

Para iniciar esta poderosa función se hace clic sobre el botón Buscar en el Histórico del Panel Maestro de Condominios.
   


A través del Panel del Histórico de Recibos se seleccionará el Inmueble para el cual se desea visualizar, analizar, imprimir o enviar, etc., los Recibos allí archivados.


Al pulsar sobre Analizar este registro Histórico es la facilidad que se puede realizar sobre el Recibo seleccionado según el Mes/Año que corresponda la facturación. También Enviar por Internet si fuera el caso.


Como pueden observar, que a diferencia de la otra alternativa la cual brinda la posibilidad de enviar todos los Recibos en una misma sesión, aquí se hace según sea el caso particular de algún Propietario que lo requiera. 





Enviando un único Recibo o varios si fuera el caso, pero siempre para el mismo Propietario.






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domingo, 16 de septiembre de 2018

Enviar por Internet la Facturación del Condominio

AdmiCond Express 5.1/5.2 ,
Enviar por Internet la Facturación del Condominio
Luego de cada Facturación de cierre mensual el sistema brinda la oportunidad de enviar la Relación de Gastos (Recibo) de los Condominios a través de Internet.

A partir de la versión AdmiCond Ultimate el proceso se ha simplificado, pero incorporando nuevas facilidades como la de archivar de forma permanente y automática los Recibos al finalizar cada Facturación Definitiva Mensual, de manera que puedan ser enviados posteriormente y en cualquier momento, sin restricciones de ningún tipo o depender de la culminación otros procesos previos, ni condiciones.  

La conversión de cada Recibo al formato PDF también es automática, y se utiliza dicho formato, a los fines de resguardar la integridad del documento, que a la vez es un símil de la Factura que se envía, conservando toda su validez legal.




Procedimiento

Estando frente al Panel Maestro de Condominios:

1.- 
Haga clic para seleccionar el Mes/Año de la facturación a que correspondan los Recibos o Relación de Gastos que desea enviar. 

Luego haga clic nuevamente sobre el Botón Relación de Gastos por Internet.  




2.- 
Seleccione los Inmuebles de los propietarios a quienes les desea enviar sus Recibos vía Internet, según se muestra en la siguiente Figura.

Es de hacer notar que sólo aparecerán en ese panel los propietarios cuyas direcciones de correo electrónico hayan sido registrados y con formato válido.

Presiones en Enviar...



...y espere hasta la culminación del proceso de envío.




3.- 
Una vez culminado el proceso de envío de los Recibos, puede hacer clic sobre el botón Informe de la Sesión para verificar el resultado de los envios.



Podrá ver el resultado de cada envío y constatar que si existe algún que requiere volverse a enviar o si todos resultaron exitosos. 





Descargue aquí la versión en evaluación de AdmiCond Universal Pro.




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jueves, 31 de mayo de 2018

Cómo respaldar y restaurar la información de Aplicaciones AdmiCond

Cómo respaldar y restaurar la información de Aplicaciones AdmiCond
Básicamente, el respaldo de información, también llamado “Backup” o “Copia de seguridad”, es el procedimiento que se implementa cuando queremos tener resguardados nuestros datos o documentos

Un respaldo de información bien organizado y estructurado nos permitiría volver a acceder a nuestros documentos para continuar trabajando con la mayor velocidad y eficiencia posibles, además de evitar que información importante se pierda, y con ella años de trabajo.

Habiendo entendido la importancia del respaldo de información, la copia de seguridad de nuestros datos debería ser realizado en múltiples dispositivos de almacenamiento, y también, para mayor seguridad en la nube, en cualquiera de los servicios que existen para ello en la actualidad.
 
En AdmiCond nos hemos adelantado y aquí les damos la fórmula para Respaldar los Datos de manera segura y fácil de restaurar en caso de que suceda algún imprevisto, más precisamente con los discos duros, ya que estos son bastante delicados y son uno de los componentes informáticos con más alta probabilidad de presentar fallos.


Alerta cuando los datos sufren cambios
Al abrir o cerrar el programa administrativo principal de AdmiCond se verifica si hubo cambios en los datos y en caso de haberlos, siempre se le advertirá de ello con una invitación a ejecutar el procedimiento de Respaldos que el sistema provee a través de un mensaje similar al de la siguiente imagen.


Es responsabilidad del usuario la decisión de realizar el respaldo o posponerlo.


Respaldar los datos en ubicaciones externas al sistema
Antes de proceder debe asegurarse de que el programa principal de AdmiCond esté cerrado y recuerde que la aplicación para los respaldos puede activarse automáticamente al cerrar, o haciendo doble clic sobre el ícono ubicado en el escritorio de Windows.

Una vez activada la aplicación debe aparecer un panel similar al de la figura.

Para iniciar el proceso de respaldo de los datos de AdmiCond haga clic en la opción Respaldo local  ubicada al principio del panel y luego clic nuevamente sobre el botón que le permite Seleccionar la ubicación donde desea guardar el respaldo.

En el siguiente panel haga clic para seleccionar la unidad de disco o la carpeta (o crear una nueva) donde desea que se guarden los respaldos.

Es buena práctica usar los dispositivos extraíbles en virtud a que permiten que los datos puedan ser restaurados, tanto en el mismo como en otro lugar distinto, independientemente de las causas que obligaron su respaldo. Son de mucha utilidad cuando se requiere cambiar de equipo o reponer uno dañado, etc.

Al completarse el respaldo, le será notificado a través de un aviso y una advertencia.

Ejemplo ilustrativo de los Respaldos de AdmiCond
Independientemente de cual sea la unidad o la carpeta que el usuario seleccione para guardar los respaldos, la aplicación siempre creará dentro de ese lugar, una carpeta cuyo nombre coincidirá con el Código de Licencia actualmente activa y la llamaremos “Carpeta de Respaldos”.

Dentro de la Carpeta de Respaldos, siempre serán creadas varias sub carpetas, entre las cuales se pueden identificar las que contendrán la imagen exacta de la data de trabajo que existía para el instante en que se generó el respaldo, llamadas “Carpetas de Imagen de Data”. El nombre de estas carpetas siempre tendrá el formato de “Data-dd-mm-aaaa”, coincidiendo con el día, el mes y el año del respaldo.

Dentro de cada Carpetas de Imagen de Data, habrá tantas imágenes de datos como respaldos se hayan realizado en esa misma fecha, es decir, según el “día-mes-año”, tal y como lo indique el nombre de la respectiva carpeta.

En la ilustración de ejemplo puede observarse que el nombre de cada archivo está formado, entre otros detalles, por la fecha y la hora en que se generó el respaldo, siendo que los respaldos de un mismo día se diferencian el uno del otro, por la hora, los minutos y los segundos. Todos los archivos terminan con la extensión “.bck”.

De igual manera se puede observar en la siguiente ilustración de ejemplo, que, dentro de la misma Carpeta de Respaldos, también se crea otro conjunto de Sub Carpetas que contendrán todos las Facturas o Recibos de Condominio generados hasta el momento en que se creó el respaldo. Como su nombre lo indica, son las carpetas contentivas de los “Archivos de Facturación Mensual” y cuya terminación es “mm-aaaa”, que corresponde al mes y el año en los cuales se organizan los respectivos archivos dentro de los respaldos.

ADVERTENCIA IMPORTANTE: 
El ejemplo tiene carácter ilustrativo únicamente. El usuario debe abstenerse de acceder, editar, eliminar, etc., cualquiera de las parte del contenido de los respaldo, por cuanto estaría dañando el único recursos de que dispondría la aplicación, a la hora de requerir su restauración en caso de desastre mayor.

Restaurar los datos desde un archivo de respaldos
Antes de proceder debe asegurarse de que el programa principal de AdmiCond esté cerrado y recuerde que la aplicación para los respaldos puede activarse automáticamente al cerrar, o haciendo doble clic sobre el ícono ubicado en el escritorio de Windows.

Para restaurar los datos de AdmiCond desde una ubicación de respaldos, haga clic en la opción Recuperación desde respaldo local  situada al final del panel de la aplicación para los respaldos.
En el siguiente panel, pulse sobre el botón Examinar y ubique la Carpeta de Respaldos, luego navegue hasta el archivo contentivo del respaldo que desea restaurar, el cual debe estar identificado por una fecha y hora exacta, además de tener extensión .bck

Al seleccionar el archivo deseado, el sistema le indicará si el mismo es válido para la operación. De ser así, pulse sobre el botón Restaurar.
Es importante resaltar que al seleccionar el archivo para restaurar un respaldo, la aplicación también seleccionará de forma automática todos archivos de Facturas o Recibos de Condominio que se hayan respaldado, por cuanto siempre estarán sincronizados, los cuales igualmente son restaurados. 


Al completarse la restauración, el usuario será debidamente notificado.



Descargue aquí la versión en evaluación de AdmiCond Universal Pro.




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